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[管理知識] 工作文件的編寫
P:2007-10-15 10:27:58
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●工作文件的概念
工作文件是針對崗位、工序或具體過程環(huán)節(jié)規(guī)定具體操作步驟、內(nèi)容和方法的文件。它主要 是指工作細則(規(guī)程)和作業(yè)指導書。工作文件涉及到組織的各個部門及方方面面，其中工作 細則(規(guī)程)主要是提供給科室和管理部門人員使用，如部門崗位職責、供應商評估工作細則 、庫房物料管理規(guī)程等等；作業(yè)指導書主要對現(xiàn)場工作人員的操作步驟和要求提出具體的指 導，如工序作業(yè)指導書、檢驗或試驗指導書等等。
工作文件和程序文件是有差別的，程序文件一般用于管理層和各部門、科室，而工作文件是 具體操作者使用的文件。程序文件主要是對一項活動的職責、工作范圍、工作步驟作了規(guī)定 ，對具體工作細節(jié)通常都沒有進行規(guī)定。工作文件是針對某一具體工作做的詳細規(guī)定，并提 出了允許做和不允許做等注意事項。一般情況下程序文件涉及到部門，而工作文件只針對其 具體的工作或作業(yè)，只針對某一具體崗位而制訂。它是在現(xiàn)場應用較廣泛的文件。
工作文件的編寫既要總結(jié)、吸取以往工作的經(jīng)驗和教訓，又要采納先進的技術(shù)和方法，它是 對怎樣工作或作業(yè)的科學描述。工作人員在現(xiàn)場工作過程中，如果確實按照工作文件的要求 去操作，就可以避免出現(xiàn)差錯。工作文件對工作細節(jié)的正確描述，保證了現(xiàn)場工作各個環(huán)節(jié) 準確無誤地進行，可以使現(xiàn)場處于受控狀態(tài)。
由于工作文件是質(zhì)量管理體系文件的基礎(chǔ)性文件，是程序文件的支持性文件，是以標準為依 據(jù)、以現(xiàn)場受控為目的的基礎(chǔ)性文件，因此，建立和實施作業(yè)指導書，有利于現(xiàn)場工作的標 準化和科學化。
●工作文件的作用
(1)提高工作質(zhì)量
工作文件對工作細節(jié)作了詳細的規(guī)定，特別是對于那些科研開發(fā)、作業(yè)復雜的工作，對其提 高工作質(zhì)量很有成效。它可以幫助工作人員一步一步地按照工作要求去完成作業(yè)。然后通過 質(zhì)量記錄，對工作過程進行必要的控制和鑒證。
(2)為管理層提供必要的質(zhì)量信息
現(xiàn)代管理已經(jīng)進入到信息管理時代，利用信息進行管理最為迅速、經(jīng)濟、有效，而工作文件 明確地規(guī)定了完成某項工作或作業(yè)所必須填寫的質(zhì)量記錄。這樣，就可以通過工作文件去檢 查原始記錄，為管理層提供必要的質(zhì)量信息，以便及時地發(fā)現(xiàn)存在的問題，采取有效的糾正 措施。
(3)有利于對組織職員開展培訓，提高職員素質(zhì)
工作文件為職員培訓提供了素材。由于工作文件是現(xiàn)場工作過程中應用的文件，它具有很強 的針對性，所以利用工作文件對在崗的職員進行培訓，常會取得良好的效果。尤其對新上崗 的職員培訓，可以盡快地幫助他們熟悉工作，提高其素質(zhì)。
●工作文件的編制原則及其注意事項
(1)工作文件的編制原則
①適宜性原則
在組織里，并不是每一項工作、每一個工作崗位都需要工作文件，一般是在較復雜的、技術(shù) 要求高、容易出現(xiàn)問題的工作環(huán)節(jié)上使用。一般情況下確定是否使用工作文件，以如果沒有 工作文件就不能保證服務(wù)質(zhì)量為原則。
②指導性原則
工作文件詳細而準確地描述工作或作業(yè)，對指導操作起著重要作用。如作業(yè)指導書中規(guī)定了 作業(yè)目的、作業(yè)前的準備工作、需確認的事項、作業(yè)的順序、作業(yè)時應注意的事項等方面， 使從事該項作業(yè)的人對作業(yè)有清楚而準確的了解。
③可操作性原則
工作文件的目的就是為了給操作者以足夠的指導，以便幫助他們高質(zhì)量地完成所規(guī)定的工作 ，所以應具有很強的可操作性。應能使從事該項工作的人員，即使是一名新手，經(jīng)過短時間 的培訓和學習，也能夠利用工作文件準確無誤地按照其要求把工作做好。可操作性是編寫工 作文件的一個非常重要的原則。
(2)編寫工作文件應注意的事項
①語言準確、簡練
編寫工作文件所用的語言要盡量精練，意思要清楚，用詞要準確，無需用任何華麗的詞句，只要按要求寫清楚即可。
②注意總結(jié)經(jīng)驗教訓
工作文件不僅要把工作中成功的經(jīng)驗敘述清楚，寫出：“應該怎么做”，而且要把教訓總結(jié) 出來，如在作業(yè)指導書中往往還要寫出：“不應該怎么樣”。要寫好工作中的注意點及注意 事項，以避免作業(yè)者出錯。
●作業(yè)指導書的基本內(nèi)容及格式
一般作業(yè)指導書需要統(tǒng)一格式，其內(nèi)容順序如下:
(1)作業(yè)目的
作業(yè)目的是指完成此項工作所應達到的目標和結(jié)果,也就是為什么要進行此項作業(yè),完成此作 業(yè)要達到的技術(shù)指標等。
(2)作業(yè)前的準備和確認事項
作業(yè)前的準備和確認工作一般包括:設(shè)備的狀態(tài)確認、作業(yè)圖紙和工作指令的確認、各種基 準的確認和作業(yè)前應準備的工具、作業(yè)臺的整理等。
(3)作業(yè)流程
作業(yè)流程是指導完成該項作業(yè)標準化的作業(yè)順序及步驟。作業(yè)流程規(guī)定了每一步驟的具體操 作要求和操作內(nèi)容等等。
(4)作業(yè)注意事項
作業(yè)注意事項是指完成每作業(yè)步驟應注意的問題,并且要寫上由于不注意以上的要求可能發(fā) 生的不良現(xiàn)象。
(5)其他注意事項及特殊事項
主要是寫處理異常的程序以及對于關(guān)鍵問題、特殊需求確認的規(guī)定。
(6)工作圖
如有必要可以附上工作圖,在作業(yè)指導書中的正文部分,適當?shù)卮┎灞匾膱D示加以說明。
［祖國萬歲 在 2007-10-15 11:17:13 編輯過］
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